Założenia systemu newsletterów są ogólnie znane. Klient zainteresowany ofertą wyraża chęć na otrzymywanie dodatkowych informacji z wybranej kategorii. W zależności od tego, jakie kryteria wyznaczy podczas procesu zapisywania, takie informacje sa do niego wysyłane. Newsletter może zawierać informacje handlowe, nowości z branży lub oferty promocyjne, dzięki którym klient może chętniej wrócić i ponownie złozyć zamówienie. Na wysoką efektywność newslettera musi się złożyć wiele czynników. Czynniki zależne od prowadzącego mailing to: częstotliwość wysyłania informacji, ilość przekazywanych informacji, sposób przedstawiania oferty oraz targetowanie. Częstotliwość musi być wymierzona tak, aby użytkownik nie odczuł, że jest nachalnie nagabywany przez podmiot rozsyłający maile, ale też nie może czuć się zapomniany czy tez nie wolno dać mu zapomnieć o tym, że zapisał się do systemu informacyjnego. Dobry program do mailingu powinien posiadać funkcję automatycznego przypominania, jeśli jakaś grupa adresatów jest pomijana. Ilość przekazywanych informacji jest niezwykle istotna, ponieważ nadmiar treści nie będzie przyswojona przez użytkownika. Treść powinna zainteresować oraz zaciekawić odbiorcę i skłonić go do poszerzenia swojej wiedzy na danych temat. Ilość treści wiąże się także ze sposobem jej przedstawienia: graficzne reklamy narzucają pewne ograniczenia, ale też są bardziej atrakcyjne w odbiorze. Targetowanie odbywa się juz półautomatycznie na podstawie określonych kretyriów mailingu. Grupy odbiorców sa wcześniej zdefiniowane i treść informacji musi być jednoznacznie nakierunkowana. Przy spełnieniu powyższych wymagań, mailing ma szanse na powodzenie i sukces.